Евгения Горбина, тимлид команд запусков курсов в Практикуме, рассказала, как менеджеру проектов работать с кросс-функциональными командами, а также какие преимущества и недостатки есть у таких команд.

Кросс-функциональная команда: основные характеристики

Кросс-функциональная команда состоит из исполнителей и сотрудников с разной функциональной экспертизой, которые работают над одним проектом. Например, команда продакшена спецпроектов может состоять из проджект-менеджера, автора, редактора, корректора, дизайнера, разработчика, маркетолога, аналитика. Каждый обладает знаниями в своей области, а руководит всеми менеджер. Руководство не линейное — все на равных, ориентируются на общий бэклог и приоритизацию задач. А менеджер помогает разобраться в спорных вопросах, решает конфликты, распределяет задачи — этому можно научиться на курсе «Менеджер проектов».

В противовес кросс-функциональной команде — односоставная, которая выполняет одну функцию. Например, команда дизайна, где все сотрудники обладают экспертизой в этой области.

Что отличает кросс-функциональную команду:

• Гибкость и адаптивность. Обычно кросс-функциональные команды работают над составными проектами, а не над единичными задачами. В составных проектах может происходить много изменений, поэтому участники в кросс-функциональных командах больше готовы к изменениям в процессах и коммуникациях.
• Креативность. Этот пункт вытекает из предыдущего: из-за изменений и возникающих трудностей людям приходится вместе находить решения — в том числе в нестандартных ситуациях.
• Самоорганизация. Перед участниками кросс-функциональной команды стоит одна цель — выполненный проект. Вклад каждого уникален и влияет на результат вместе с остальными. Команда не ждёт решения одного руководителя, а достигает результатов самостоятельно. Это также помогает гибко реагировать на изменения в процессе работы.
• Разнообразие навыков и экспертизы. Члены кросс-функциональной команды обладают различными специализациями и навыками, необходимыми для успешного выполнения задачи: это позволяет команде рассматривать проблему с разных точек зрения и находить эффективные решения.
• Общая ответственность. Члены кросс-функциональной команды делят общую ответственность за достижение целей команды. Это помогает укреплять взаимодействие между участниками.

Для чего нужны кросс-функциональные команды: преимущества

Такие команды полезны компаниям, где в приоритете высокая производительность, лучшие результаты, новые подходы, способность быстро реагировать на перемены в компании, отрасли и на рынке. Кросс-функциональные команды помогают:

• Повысить скорость производства. Параллельные процессы и заинтересованность участников в лучшем результате помогают оптимизировать процессы, ускорить принятие решений и упростить взаимодействие участников команды. Например, в сложной бюрократической структуре, чтобы получить какие-нибудь данные, нужно:

1. Заказать анализ продукта у отдела аналитиков — они поставят это в график.
2. Отправить данные продакт-менеджеру, который, в свою очередь, их исследует и решит, как лучше их использовать в проекте для продукта: например, какую функцию сделать на их основе.
3. Передать техническое задание на основе этих данных разработчику и попросить поставить задачу в приоритет.

На всё это уйдёт много времени. Но если есть отдельная команда для обновлений продукта специальными функциями, всё пройдёт быстрее и надёжнее, так как решение принимают все члены команды.

• Создать новые решения и инновации в производстве. Это может быть заказная разработка, обновление продукта или сервиса, разработка брендбуков и так далее. Одна голова хорошо, а две — лучше: в кросс-функциональной команде при обсуждении проекта все участники обстоятельно обсуждают сам проект и нюансы при подготовке. Всё это позволит учесть риски и избежать ненужных действий. В итоге меньше проблем при разработке и довольный заказчик.
• Снизить стоимость разработки. В некоторых случаях кросс-функциональные команды — это вариант снизить стоимость, когда задачу можно сделать общими усилиями внутри команды, а не отдавать проект на аутсорс.

Недостатки кросс-функциональных команд

Несмотря на все плюсы, у кросс-функциональных команд есть и минусы:

• Конфликты. Различия в подходах и мнениях могут привести к конфликтам в кросс-функциональных командах, особенно если у группы не очень хороший управленец. Это плохо влияет на климат внутри команды — как следствие, на сроки и результаты проекта.
• Размытие ответственности и неоднородность уровня компетенций. Особенно характерно для небольших кросс-функциональных команд, где некоторые сотрудники могут сочетать в себе несколько ролей. Постепенно такие участники начинают страдать от повышенной нагрузки и нечётких границ ответственности. Разный уровень компетенций также может привести к неравномерному распределению задач и ответственности.
• Сложности с координацией. Это больше задача управляющего менеджера: важно соединить графики работ, часовые пояса, инструменты и процессы работы так, чтоб всем было комфортно. Иногда бывает сложно согласовать разные точки зрения и графики работы разных специалистов. Научиться эффективно управлять любой командой, в том числе кросс-функциональной, можно на курсе «Менеджер проектов».

Как работа в кросс-функциональной команде влияет на менеджера проектов

Когда проджект-менеджер создаёт условия для работы — выстраивает процессы, приоритизирует задачи, налаживает коммуникации внутри команды, — он видит, как команда становится самостоятельной. Для проджекта это интересный опыт: больше переменных, участники работают недирективно — принимают решения совместно.

При работе с кросс-функциональной командой проджект-менеджер может повысить экспертизу, например развить:

• Навыки коммуникации. Менеджеру проектов приходится общаться с очень разными специалистами по задачам одного проекта, учитывать разные мнения, видения, способности и возможности, различия в профессиональных терминах и подходах. Он должен обеспечить эффективную коммуникацию между членами кросс-функциональной команды, уметь слушать и объяснять задачи и требования всем участникам.
• Навыки управления конфликтами. В самоуправляемых коллективах конфликты возникают, когда сталкиваются разные мнения. Ответственность за решение конфликтов берёт на себя менеджер: он должен уметь разрешать недопонимания и поощрять конструктивное взаимодействие.
• Навыки распределения задач. Поскольку в кросс-функциональной команде участвуют специалисты разных областей, менеджер проекта должен уметь эффективно распределять задачи, учитывая компетенции и возможности каждого участника.
• Управление временем и ресурсами. Работа с кросс-функциональной командой требует от менеджера проектов умения эффективно управлять временем и ресурсами, чтобы достичь поставленных целей в срок.
• Понимание специфики работы каждого специалиста. Менеджер проекта должен иметь представление о специфике работы всех специалистов в команде, чтобы правильно оценивать их вклад в проект и помогать в достижении общих целей.

Управление кросс-функциональной командой — важный навык, который в дальнейшем поможет вырасти в профессии. Например, стать тимлидом проектной команды.