500 человек на демо: как собрать аудиторию и удержать её внимание

Недавно команда ОТП Банка провела самое масштабное внутреннее демо продукта OTP Space — единого HR-пространства, где сотрудники могут оформлять отпуск, ставить цели и ориентироваться в структуре компании.

На встречу удалось собрать 500 человек — это максимальное количество участников, которое позволяет Zoom. Но куда важнее было удержать внимание такой аудитории и не превратить демо в формальность. Делимся опытом, как это получилось и какие инструменты оказались ключевыми.

Совет 1. Не ограничивайтесь стандартной рассылкой

Основной задачей было собрать максимальное количество участников. Очевидно, что одной рассылки для этого недостаточно, хотя полностью отказываться от неё тоже не стоит. Поэтому команда сразу заложила несколько каналов коммуникации и выстроила их как единую воронку.

Первым шагом мы подключили коллег из внутренней коммуникации и запустили расширенную рассылку по нескольким подразделениям. Это позволило привлечь около 300 участников.

Далее мы задействовали корпоративный чат-бот. Через него сотрудники получили персональное приглашение с датой и временем демо. Этот канал оказался не менее эффективным и помог собрать ещё около 200 участников.

Совет 2: Тайминг, внимание и ещё раз внимание

Собрать 500 участников — уже непростая задача. Но это лишь половина работы. Куда сложнее удержать внимание такой аудитории и выстроить встречу так, чтобы она не распалась на хаотичный поток вопросов и комментариев.

Демо модерировали два участника команды. Один взял на себя роль модератора и отвечал за динамику встречи: следил за таймингом, управлял микрофонами, поддерживал порядок в чате и отбирал вопросы. Второй, product manager, вёл презентацию и последовательно рассказывал о продукте.

Ключевым фактором стал тайминг. На демо был отведён всего час, за который нужно было и показать продукт, и ответить на вопросы аудитории. Поэтому в самом начале мы сразу обозначили правила: вопросы собираем по ходу встречи, а обсуждаем их в последние 15 минут. Это помогло избежать постоянных перебиваний и сохранить структуру презентации.

Перед тем как передавать вопросы спикеру, модератор их предварительно обрабатывал: объединял похожие, отсеивал неконструктивные и выстраивал логичную последовательность. На короткие и технические вопросы отвечали прямо в чате, остальные выносили в общий эфир.

Совет 3. Вопросы после демо всё равно будут

Даже при чётком тайминге ответить на все вопросы во время демо не удалось. Их оказалось слишком много. После встречи команда выгрузила весь чат, систематизировала вопросы, которые не прозвучали в эфире, и вернулась к ним уже в асинхронном формате.

Мы постарались дать ответы каждому участнику, пусть и не сразу. Это заняло дополнительное время, но именно этот этап оказался одним из самых ценных. Комментарии и вопросы сотрудников позволили увидеть продукт под другим углом и стали основой для дальнейших доработок и новых итераций в развитии OTP Space.

5 приёмов, которые сделали демо рабочим

• Заранее продумать инструменты привлечения участников, а не ограничиваться одной рассылкой;
• Разделить роли на встрече, чтобы модерация не отвлекала от продукта;
• Сразу обозначить структуру демо и правила работы с вопросами;
• Строить демо как диалог, а не односторонний показ;
• Планировать работу с обратной связью уже после встречи.