ГК Softline — о том, как компании найти рутину для автоматизации

Компании, которые начинают внедрять интеллектуальную автоматизацию, часто идут одним и тем же путем: спрашивают сотрудников и руководителей, какие задачи отнимают больше всего времени, собирают предложения и составляют список кандидатов.

На первый взгляд подход кажется логичным. Мы в Softline фиксируем, что часто выясняется: задачи сложно сравнивать между собой, а часть из них не дает заметного экономического эффекта. В результате возникает ощущение, что автоматизировать в компании почти нечего. Но проблема часто не в отсутствии рутины, а в способе её поиска.

Вместо отдельных задач стоит смотреть на потоки однотипной работы — объекты, которые регулярно поступают в компанию и проходят через сотрудников. В то же время мы в Softline предупреждаем, что не каждая проблема может быть решена средствами интеллектуальной автоматизации в разумные сроки. Выбор первых процессов должен быть осознанным, с учетом применимости технологии, сложности реализации и ожидаемого эффекта. Иначе есть риск потратить ресурсы без результата и сформировать разочарование в подходе уже на старте.

Задача компании — запустить движение и получить подтверждение применимости технологии. Следует выбирать не самые «громкие» проблемы, а те, которые одновременно понятны, реализуемы и дают измеримые результаты. На втором этапе задачей становится не решение отдельных болей, а формирование потока автоматизации — это системный выбор процессов на основе объема, повторяемости и экономического эффекта.

В Softline мы подчеркиваем, что на третьем этапе фокус смещается на управление ресурсом и рисками. Автоматизация используется как инструмент системного высвобождения персонала, выравнивания нагрузки и снижения операционных рисков. Именно на этом этапе подход через анализ потоков и очередей дает максимальный эффект.

В любой организации есть объекты, которые поступают, накапливаются и требуют последовательной обработки: обращения клиентов, заявки, документы, отчеты, приказы. Как только компания начинает смотреть на деятельность компании через призму таких потоков, вместо абстрактных разговоров появляется измеримая реальность: объем работы, количество задействованных людей, время обработки.

Чтобы понять, какой поток стоит автоматизировать, мы в Softline рекомендуем следующие шаги. Первое — определить объем. Сколько обращений, документов, заявок или отчетов проходит через процесс за месяц или год? Второе — измерить время обработки. Сколько фактического рабочего времени требуется на один объект? Это можно определить по данным информационной системы или непосредственно наблюдая за выполнением операции. Третье — посчитать суммарные трудозатраты. Объем работы, умноженный на среднее время обработки, показывает реальный масштаб ручной нагрузки.

Четвертое — оценить применимость технологии. Не любую операцию имеет смысл передавать ИИ. Нужно понять, насколько задача повторяема, с какими данными работает сотрудник, насколько формализован результат и можно ли контролировать качество. Пятое — оценить эффект. В расчет стоит включать не только потенциальное сокращение трудозатрат, но и ускорение процесса, снижение количества ошибок, уменьшение очередей и возможность перераспределить сотрудников на более сложные задачи.

Так появляется уже не список идей, а портфель кандидатов на автоматизацию, сопоставимых по масштабу и эффекту.